Cuando se posee una empresa, eliminar documentos con información sensible resulta un verdadero problema. En la mayoría de los casos no se sabe cómo proceder, por lo que se siguen acumulando documentos, incluida información basura que no se necesita. Así que, para hacer una destrucción confidencial de documentos de forma correcta, es preciso acudir a expertos que garanticen un procedimiento de eliminación de documentos sin inconvenientes.
¿Por qué eliminar documentos de tu empresa?
Aun cuando la tecnología ha avanzado mucho, es difícil que no ocurra acumulación de documentos en papel, lo que termina siendo un desastre de materiales que no solo quitan espacio, sino que, además, dicha gestión inadecuada causa daños a la naturaleza. Por lo tanto, es necesario hacer una correcta gestión de residuos valiéndose de los expertos adecuados.
Siguiendo la legislación vigente, se aplican métodos con poco impacto para el medioambiente, lo que garantiza que el empresario no será penalizado por eliminar residuos de su empresa. Por supuesto, esto también repercutirá en los gastos que se tendrán, ya que estos procedimientos disminuyen los costes de eliminación para las pymes.
Ahora bien, tomar a la ligera la eliminación de documentos puede conllevar dificultades e incluso sanciones. Sin embargo, al contratar un experto en destrucción oficial certificada, es posible disminuir el riesgo de faltar a las normativas que establece la Ley.
¿Cómo se eliminan documentos confidenciales?
Destruir información rompiéndola, quemándola o tirándola a la basura no es correcto, pues, se estaría incumpliendo una norma de la Ley de Protección de Datos (LOPD) y, por ende, llegar a recibir una sanción de hasta 600 000 euros.
Para hacer una eliminación ordenada y legal, lo más recomendable es llevarla a cabo siguiendo un protocolo específico, el que ha establecido la LOPD. Se va a requerir de la asesoría de profesional con certificado válido para realizar estas funciones. La empresa debe garantizar la protección de datos de los documentos, que se destruirá el papel innecesario sin riesgos de exposición a terceros y velará por el cuidado del medioambiente.
Los profesionales especializados en estos métodos de eliminación de documentos brindan seguridad, confidencialidad y calidad en su trabajo. El servicio es personalizado, adaptado a las necesidades de cada empresa, y lo mejor de todo es que al elegir al gestor de residuos adecuado, no solo se reciben servicios de destrucción de papel, sino que van más allá, pues protegen información relevante para la empresa.
Tipos de documentos que se pueden destruir
No todos los documentos pueden ser destruidos al mismo tiempo. De hecho, hay información que debe permanecer en el tiempo. Por eso, es importante conocer la importancia de cada archivo y el impacto que tiene su conservación en la empresa y ante la Ley. Por otro lado, no es igual eliminar documentos con fecha de caducidad, como una prescripción de impuestos, que destruir un documento notarial o un acta de inspección.
Con una empresa de gestión confidencial de residuos se podrá hacer una destrucción periódica de documentos, acorde a la Ley y que sea puntual.
